Polityka prywatności

Linx Telecommunications B.V. to międzynarodowy dostawca telekomunikacyjny. Jej podmioty operacyjne świadczą usługi pod nazwą Linxtelecom lub Syvaz VSD („Linxtelecom”)¹. Prywatność wszystkich osób, z którymi się kontaktujemy, jest dla nas bardzo ważna. Podejmujemy szereg działań w celu zapewnienia, aby dane osobowe² („Dane osobowe" lub „Dane") były przetwarzane i chronione prawidłowo i zgodnie z prawem. Polityka ta ma zastosowanie do wszystkich usług świadczonych bezpośrednio przez Linxtelecom na stronach internetowych należących do Linxtelecom. Polityka ta pokazuje ponadto jak Linxtelecom gromadzi, chroni, używa i wymienia zgromadzone dane osobowe dotyczące osób, zgodnie z dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego, Rady z dnia 24 października 1995 r. („Dyrektywa").

Procesy przetwarzania³ danych osobowych realizujemy w sposób prawidłowy, staranny i zgodny z prawem, zgodnie z niniejszymi zasadami. Zapewniamy, że wszelkie dane przetwarzamy dla celów określonych i zgodnych z prawem i w oparciu o podstawy prawne. Podejmujemy również wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia, że nasze dane osobowe są poprawne, dokładne, odpowiednie, kompletne, właściwe i nie wykraczają poza przewidziane granice. Przetwarzając wszelkie dane osobowe klienta zapewniamy mu prawo do wglądu i sprostowania tych danych osobowych poprzez kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem podanym poniżej. Zachęcamy do informowania nas o wszelkich niezbędnych aktualizacjach lub korektach swoich danych osobowych. W razie konieczności powiadamiamy odpowiednie władze4 zajmujące się ochroną danych o naszych specjalnych procesach przetwarzania danych osobowych i gwarantujemy, że będziemy postępować zgodnie z instrukcjami i wymaganiami tych władz.

Pracownicy oraz osoby trzecie, z którymi jesteśmy związaniu umową, mające dostęp do danych osobowych Linxtelecom, są zobowiązane do przestrzegania wszystkich procedur i zakazów odnoszących się do tych zasad. Niniejsze zasady ochrony prywatności mogą ulec zmianie w każdej chwili, bez wcześniejszego powiadomienia.

Linxtelecom szanuje prywatność swoich klientów, dostawców, pracowników, kandydatów do pracy i wszystkich odwiedzających nasze strony internetowe, którzy mogą zdecydować się na podanie nam danych osobowych. Zdajemy sobie sprawę z wagi odpowiedniej ochrony i zarządzania danymi osobowymi. Niniejsze zasady wyjaśniają, jakiego typu dane osobowe możemy gromadzić, w jaki sposób dane osobowe mogą być wykorzystywane, i którym podmiotom można je udostępniać.

Jakiego typu dane gromadzimy?

W celu prowadzenia codziennej działalności gospodarczej jako firma telekomunikacyjna, jak również w celu zapewnienia zgodności ze wszystkimi wymogami prawnymi i obowiązkami wynikającymi z umów, gromadzone przez nas dane pochodzą od różnych osób. Wśród tych osób znajdują się pracownicy i wnioskodawcy, klienci, dostawcy i osoby kontaktowe innych podmiotów, odwiedzające nasze strony internetowe itp. Gromadzimy dane osobowe jedynie do celów wyraźnie określonych i zgodnych z prawem, przedstawione w niniejszych zasadach, a następnie przetwarzamy je wyłącznie w sposób zgodny z celem lub celami, dla których zostały one zgromadzone. Nasi klienci przekazują nam swoje dane osobowe dobrowolnie i zawsze mają prawo odmówić przekazania nam swoich danych osobowych. Uszanujemy zawsze taką odmowę, ale może to oznaczać, że nie będziemy w stanie realizować wszystkich usług lub umów podpisanych z klientem.

Generalnie nie będziemy gromadzić, wykorzystywać lub przesyłać poufnych danych5 osobowych. Wyjątek stanowi konieczność przestrzegania obowiązujących przepisów lub działanie na rzecz klienta. W przypadku konieczności przetwarzania poufnych danych osobowych do celów niewymienionych w niniejszych zasadach ochrony prywatności zapytamy wcześniej o zgodę.

Urządzenia do gromadzenia danych

Oprócz danych osobowych możemy używać urządzeń do gromadzenia danych, takich jak pliki „cookies" na niektórych stronach internetowych, aby pomóc w analizie przepływu informacji na naszej strony internetowej i pomiarze efektywności promocyjnej. Cookies to niewielkie pliki zawierające ciąg znaków identyfikujących przeglądarkę. Pliki cookies pozwalają stronie pamiętać ważne dane, dzięki którym wizyta na stronie będzie przebiegać sprawniej. Użytkownik może zmienić ustawienia przeglądarki, aby odrzucała pliki cookies lub ostrzegała o ich przesyłaniu. Należy pamiętać, że wyłączenie plików cookies może spowodować brak dostępu do wszystkich funkcji dostępnych na naszej stronie internetowej.

Stosujemy również systemy logowania w naszej wewnętrznej sieci w celu rejestracji korzystania z naszych systemów komputerowych. Odbywa się to w celu zapewnienia wydajności, integralności i bezpieczeństwa tych systemów.

Łącza do stron internetowych poza Linxtelecom

Nasze strony internetowe mogą zawierać łącza do innych stron internetowych. Linxtelecom nie kontroluje tych stron, ani ich metod ochrony prywatności. Niniejsze zasady ochrony prywatności Linxtelecom nie dotyczą zewnętrznych obszarów sieci. Dane osobowe, które użytkownik postanawia ujawnić osobom z poza Linxtelecom nie są objęte zasadami ochrony prywatności Linxtelecom. Przed wysłaniem jakichkolwiek danych osobowych zachęcamy do zapoznania się z zasadami ochrony prywatności określonej firmy lub strony.

Nasze procesy przetwarzania danych klienta

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie do celów opisanych w niniejszych zasadach ochrony prywatności. Cele te obejmują:

Obowiązek informowania władz i wypełnianie zobowiązań prawnych;
Nasze działania w branży telekomunikacyjnej;
Rekrutację i zarządzanie personelem;
Szkolenie i rozwój zawodowy;
Finanse i administrację (w tym wynagrodzenia i świadczenia dla administracji);
Zarządzanie relacjami biznesowymi z klientami i dostawcami;
Marketing bezpośredni.

Jeżeli będziemy przetwarzać dane osobowe w innym celu niż cel, dla którego zostały one zebrane, poprosimy najpierw o zgodę na takie przetwarzanie.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w formie papierowej lub cyfrowej. Podejmiemy wszelkie uzasadnione środki niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z niniejszymi zasadami ochrony prywatności.

Direct marketing

If we process your Data for a different purpose than the purpose for which it was collected, we will ask for your consent prior to such processing.

Your Personal Data may be processed in a hard copy or digital format. We will take all reasonable measures necessary to ensure the security of your Personal Data in accordance with this Privacy Policy.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników

Linxtelecom gromadzi dane osobowe swoich pracowników i osób starających się o pracę w związku z administrowaniem zasobami ludzkimi, programami wynagrodzeń i ich funkcjami. Te programy i funkcje obejmują między innymi: podania o pracę i programy zatrudniania, programy odszkodowań i świadczeń, analizy oceny pracy, szkolenia, dostęp do urządzeń Linxtelecom i sieci komputerowych, profile pracowników, wewnętrzne katalogi pracowników w intranecie, prowadzenie dokumentacji zasobów ludzkich oraz inne cele związane z zatrudnieniem. Niektóre dane osobowe zgromadzone w tych celach mogą być przetwarzane przez nasze filie i przekazywane do centrali naszej firmy w Holandii. Linxtelecom przestrzega zasady zachowania w tajemnicy wszystkich danych osobowych byłych i obecnych pracowników w sposób uniemożliwiający ich ujawnienie osobom trzecim.

Istnieją pewne wyjątki związane z działalnością, mianowicie:

Konieczność zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem lub wnioski agencji rządowych;
Zapytania od stron trzecich posiadających podpisane upoważnienie od pracownika do udostępnienia danych, z wyjątkiem sytuacji, gdy można zaakceptować ograniczone weryfikacje ustne;
Strony trzecie (dokonujące przetwarzania), z którymi mamy podpisane umowy o pomoc w administracji;
Inne przypadki, o których mowa w niniejszych zasadach ochrony prywatności, w których możemy przesyłać lub ujawniać dane osobowe.

Weryfikacje zatrudnienia

Potencjalni pracodawcy, agencje rządowe, instytucje finansowe lub inne podmioty mogą zwracać się do Linxtelecom z wnioskiem o dane osobowe dotyczące historii pracy, wyników i wynagrodzenia byłych lub obecnych pracowników. Wnioski takie muszą być realizowane na zasadzie poufności przez Dział Personalny lub inny dział upoważniony do realizacji tych zadań. W przypadku takich weryfikacji zatrudnienia informacje o wynagrodzeniu będą wyłącznie udostępniane osobom trzecim, jeżeli istnieje prawny obowiązek wykonania takiej czynności. Dane osobowe będą udostępniane na pisemne wnioski, gdy będzie do nich dołączone podpisane upoważnienie podmiotu6, którego te dane dotyczą, na udostępnienie takich danych. Formularz będzie zwracany bezpośrednio do strony wnioskującej i wypełniany w ramach zapisów poufnych dotyczących zasobów ludzkich.

Przetwarzanie danych osobowych klientów, dostawców i osób trzecich

W celu prowadzenia naszej codziennej działalności, jesteśmy w kontakcie z wieloma innych firmami, takimi jak klienci, dostawcy i osoby trzecie świadczące usługi (np. usługi w zakresie administracji wynagrodzeniami, doradcy, księgowi itp.). Z pewnością będziemy się kontaktować z osobami pracującymi dla tych przedsiębiorstw i będziemy mieć dostęp do niektórych ich danych osobowych (np. nazwiska, numery telefonów, adresy email itp.). Dane osobowe tych klientów, dostawców i innych kontaktów biznesowych będą przetwarzane wyłącznie w celu zawarcia lub wykonania umowy z klientami, dostawcami lub osobami trzecimi. Dane osobowe klientów, dostawców i osób trzecich będą przetwarzane i chronione zgodnie z naszymi zasadami ochrony prywatności.

Marketing bezpośredni

Dane osobowe możemy wykorzystywać tylko na potrzeby naszego rynku usług telekomunikacyjnych. W takich przypadkach możemy zagwarantować, że korzystanie z danych jest zgodne z celami, dla których zostały one zebrane. Nigdy nie sprzedajemy, wynajmujemy, ani nie wypożyczamy danych osobowych innym firmom lub osobom, które planują wykorzystać je do celów marketingu bezpośredniego lub w innych celach. Jeśli klient otrzymuje jakiekolwiek bezpośrednie informacje reklamowe od nas, zawsze zapewniamy prostą możliwość rezygnacji z otrzymywania takich informacji w przyszłości.

Przekazywanie i ujawnianie danych osobowych

Nie ujawniamy i nie przekazujemy danych osobowych dla celów innych niż opisane w niniejszych zasadach ochrony prywatności. Gdy mamy do przekazania lub ujawnienia dane osobowe, będziemy podejmować odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że odbywa się to zgodnie z niniejszymi zasadami ochrony prywatności i obowiązującymi przepisami.

Przekazywanie i ujawnianie danych osobowych w ramach organizacji Linxtelecom

W celu prowadzenia działalności na arenie międzynarodowej w charakterze firmy telekomunikacyjnej możemy przekazywać dane osobowe innym firmom w ramach organizacji Linxtelecom, aby realizować nasze założenia biznesowe. Możemy również przekazywać dane osobowe z jednego biura w ramach organizacji Linxtelecom do innego, jak również przekazywać je do i z naszej głównej siedziby firmy w Holandii oraz przekazywać je do i z naszych biur w innych częściach świata. Jeśli wymaga tego prawo, poprosimy o zgodę, w myśl obowiązującej Dyrektywy. Zawsze będziemy dokładać wszelkich starań, aby dane przekazywać zgodnie ze wszystkimi wymogami prawnymi. Wszystkie podmioty prawne w Linxtelecom będą podejmować odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszymi zasadami ochrony prywatności.

Przekazywanie i ujawnianie danych osobowych klientom, dostawcom i osobom trzecim

W ramach celów opisanych w niniejszych zasadach ochrony prywatności możemy przekazywać lub ujawniać dane osobowe klientom, dostawcom lub osobom trzecim świadczącym usługi. Będziemy minimalizować ilości przekazywanych przez nas danych osobowych dostarczając informacji, które są anonimowe, gdzie to tylko możliwe. Nasze zasady wymagają od klientów, dostawców i osób trzecich przetwarzania otrzymywanych od nas danych osobowych w sposób zgodny z prawem, bezpieczny i odpowiedzialny, zgodnie z niniejszymi zasadami ochrony prywatności, poprzez podejmowanie wszelkich odpowiednich środków bezpieczeństwa i poufności. Linxtelecom zastrzega sobie prawo do ujawnienia danych osobowych osobom trzecim, jeżeli istnieje prawny obowiązek, aby to zrobić. Linxtelecom zastrzega sobie również prawo do ujawnienia i/lub przekazywania danych osobowych osobom trzecim w przypadku proponowanego lub dokonanego zakupu, sprzedaży, najmu, fuzji lub innego rodzaju nabycia, zbycia lub finansowania w całości lub w części Linxtelecom lub jakiejkolwiek działalności lub aktywów bądź udziałów Linxtelecom lub jakiegokolwiek z jej podmiotów zależnych.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Zawsze przestrzegamy zasady stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby uniknąć utraty danych osobowych i uzyskania do nich bezprawnego dostępu lub ich przetwarzania. Nieustannie dokładamy starań w celu zagwarantowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę następujące czynniki:

Rozwój technologiczny;
Zagrożenie związane z przetwarzaniem;
Charakter danych osobowych, oraz
Koszty wdrożenia powyższych środków.

Wdrożyliśmy szereg zabezpieczeń danych osobowych przechowywanych w formie cyfrowej, np. rygorystyczne zasady dotyczące uprawnień do dostępu, instrukcje będące częścią naszych wiążących reguł korporacyjnych w zakresie sposobu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, procedury tworzenia kopii zapasowych i bezpiecznych połączeń. Wdrożyliśmy również odpowiednie środki mające na celu ochronę danych osobowych w formie papierowej oraz fizyczne zabezpieczenie taśm z kopiami zapasowymi naszych danych cyfrowych.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób, które potrzebują takiego dostępu w celu realizacji naszych usług telekomunikacyjnych. Egzekwujemy obowiązek ścisłego zachowania zasad poufności, które mają zastosowanie do tych osób. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego lub innych działań, w tym rozwiązania umowy, zwolnienia z pracy i postępowania karnego.

Przechowywanie danych osobowych

Jesteśmy świadomi znaczenia zasad terminowego niszczenia danych osobowych. Czynimy starania w celu zapewnienia, że dane osobowe nie są przechowywane dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których są one gromadzone i przetwarzane. Oznacza to, że nasza praktyka wymaga niszczenia danych osobowych w możliwie najkrótszym czasie po tym, jak staną się one niepotrzebne dla celu, dla którego zostały zebrane. W niektórych przypadkach dane osobowe przechowujemy przez dłuższy okres niż byłoby to konieczne do celów, dla których zostały one zgromadzone, np. gdy:

Istnieje prawny obowiązek, aby to zrobić;
Przechowujemy dane osobowe w celach historycznych, statystycznych lub naukowych;
Istnieje nadrzędny cel Linxtelecom do zatrzymania danych. W takim przypadku będziemy podejmować konieczne działania, aby przestrzegać wszystkich odpowiednich przepisów. Może to oznaczać, że będziemy powiadamiać o tym przechowywaniu jeden lub więcej organów ochrony danych (DPA).
Może się również zdarzyć, że będziemy chcieć zachować niektóre dane osobowe z określonych powodów, np. aby pozostać z klientem w kontakcie przez dłuższy czas. W takim przypadku będziemy regularnie kontaktować się z klientem w celu uzyskania zgody na przechowywanie danych.

Zgoda

Jak podano w niniejszych zasadach ochrony prywatności, będziemy niekiedy prosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach. Podejmiemy działania w celu zapewnienia, że zgoda taka jest podana w sposób jednoznaczny. Takie przykłady prośby o zgodę mogą obejmować: prośbę o odpowiedź na wiadomość email, zaznaczenie pola na stronie internetowej lub podpisanie formularza. Należy pamiętać, że w zasadzie wszystkie formy zgody, wyraźne czy dorozumiane, są ważne. Takie przykłady mogą obejmować zgodę w formie pisemnej (włącznie z pocztą elektroniczną) lub słownej. Nawet zachowanie użytkownika może oznaczać zgodę na przetwarzanie danych osobowych do określonych celów, np. przekazanie wizytówki czy danych kontaktowych. Zawsze staramy się zapewnić, że nie ma wątpliwości co do przetwarzania danych objętych zgodą.

Użytkownik wyraża zgodę dobrowolnie. Oznacza to, że zawsze ma prawo odmówić zgody. Uszanujemy zawsze taką odmowę, ale może to oznaczać, że nie będziemy w stanie realizować wszystkich usług lub umów podpisanych z klientem. Jeśli wystąpią takie ograniczenia, będziemy o nich informować.

Wiążące zasady korporacyjne

W ramach środków ochrony danych osobowych wdrożyliśmy wiążące zasady korporacyjne (BCR). Zasady BCR określają warunki dotyczące przetwarzania danych osobowych w Linxtelecom i obejmują wiele dziedzin, np. naszą działalność telekomunikacyjną, korzystanie z poczty elektronicznej, systemów i sieci komputerowych oraz przetwarzanie danych związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Zasady BCR to ważne narzędzie realizacji środków ochrony danych opisanych w niniejszych zasadach ochrony prywatności.

Pytania lub wątpliwości

W przypadku pytań, skarg, życzeń lub sugestii dotyczących niniejszych zasad ochrony prywatności lub dowolnego tematu związanego z naszym postępowaniem z danymi osobowymi, prosimy kontaktować się z naszym inspektorem danych osobowych.

Do inspektora danych osobowych można się również zwrócić z prośbą o dostęp, poprawienie lub usunięcie danych osobowych. Zajmiemy się ewentualnymi wątpliwościami i podejmiemy próby rozwiązania problemu.

Z inspektorem danych osobowych w Linxtelecom można się skontaktować pod adresem: Linx Telecommunications BV, Do wiadomości: Departamentu Prawnego, Hullenbergweg 375, 1101 CR Amsterdam, Holandia, lub pocztą elektroniczną pod adresem privacy@linxtelecom.com. Ten adres email jest chroniony przed spamerami. Aby go zobaczyć, należy włączyć obsługę JavaScript.

Wszelkie zastrzeżenia odnośnie do szczególnego przetwarzania przez nas danych osobowych będą rozpatrywane w ciągu 1 miesiąca od przekazania nam informacji o dokonaniu zastrzeżenia. Jeśli nie rozwiążemy w sposób zadowalający wszelkich problemów w odniesieniu do przetwarzanych przez nas danych osobowych, wszelkie spory, kontrowersje lub roszczenia będą rozstrzygane w drodze arbitrażu, na podstawie zasad arbitrażu Międzynarodowej Izby Handlowej. Koszty arbitrażu poniosą solidarnie obie strony. Wszystkie postępowania arbitrażowe będą prowadzone w języku angielskim.

Definicje

Dla celów zasad ochrony prywatności Linxtelecom następujące terminy mają następujące znaczenie, chyba że z kontekstu jasno wynika inaczej:

1. Linxtelecom: Linx Telecommunications B.V., (z siedzibą w Amsterdamie, Holandia) i wszystkie przedsiębiorstwa będące w całości lub częściowo własnością tej firmy na całym świecie.

2. Dane osobowe: wszystkie dane, które mogą dostarczyć informacji o możliwej do zidentyfikowania osobie. Dane osobowe mogą obejmować, między innymi: nazwisko, adres, adres email, numer ubezpieczenia społecznego, numer telefonu, dane finansowe, dane dotyczące zatrudnienia itp.

3. Przetwarzanie danych osobowych: Wszelkie działania w odniesieniu do danych osobowych, w tym, między innymi: gromadzenie, przechowywanie, użytkowanie, modyfikowanie, ujawnianie, przekazywanie lub niszczenie danych osobowych.

4. Organy ochrony danych: organy rządowe mające za zadanie zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych.

5. Poufne dane osobowe: Wszystkie dane osobowe, które mogą dostarczyć informacji na temat pochodzenia rasowego lub etnicznego danej osoby, jej poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, zdrowia lub stanu fizycznego lub psychicznego lub też życia seksualnego, popełnionych lub domniemanych popełnionych przestępstw, postępowań prowadzonych w sprawie popełnienia przestępstwa lub domniemania jego popełnienia lub wszczęcia takiego postępowania lub wyroku sądu.

6. Przedmiot danych: Osoba, której dane osobowe są przetwarzane.

«Wstecz